Οδηγός για τη Βελτίωση της Διοικητικής Λειτουργίας στο Εσπερινό ΕΠΑ.Λ.

1. Σκοπός της Δράσης

Η δράση αποσκοπεί στη βελτίωση της αποδοτικότητας, της διαφάνειας και της εξυπηρέτησης στο πλαίσιο της διοικητικής λειτουργίας του Εσπερινού ΕΠΑ.Λ., μέσα από την αξιοποίηση ψηφιακών εργαλείων, την επιμόρφωση του προσωπικού και την αναδιοργάνωση εσωτερικών διαδικασιών.

2. Στάδια Υλοποίησης της Δράσης

Φάση 1: Καταγραφή και Ανάλυση Υφιστάμενης Κατάστασης

• – Αποτύπωση διοικητικών διαδικασιών (εγγραφές, βεβαιώσεις, απουσίες κ.λπ.).
• – Καταγραφή καθυστερήσεων ή προβλημάτων.
• – Αξιολόγηση τεχνολογικής και οργανωτικής επάρκειας.

Φάση 2: Σχεδιασμός και Επιμόρφωση

• – Καθορισμός στόχων βελτίωσης.
• – Επιλογή κατάλληλων ψηφιακών εργαλείων.
• – Εκπαίδευση προσωπικού σε τεχνολογίες και πρότυπα.

Φάση 3: Υλοποίηση Βελτιώσεων

• – Εφαρμογή ψηφιακών αιτήσεων και πλατφορμών επικοινωνίας.
• – Δημιουργία οδηγών διαδικασιών και πρότυπων εντύπων.
• – Σύσταση ομάδας ποιότητας/συντονισμού για υποστήριξη.

Φάση 4: Αξιολόγηση και Βελτιστοποίηση

• – Συλλογή ανατροφοδότησης μέσω ερωτηματολογίων και συνεντεύξεων.
• – Ανάλυση δεδομένων και στατιστικών.
• – Διαμόρφωση ετήσιου σχεδίου διοίκησης.

3. Κριτήρια Επιτυχίας

• – Μείωση χρόνου εξυπηρέτησης και γραφειοκρατικών διαδικασιών.
• – Θετική ανατροφοδότηση από μαθητές και καθηγητές.
• – Αύξηση της συμμετοχής και εμπιστοσύνης προς τη διοίκηση.
• – Επαρκής χρήση των ψηφιακών εργαλείων.
• – Καλή κατανομή αρμοδιοτήτων και συνεργασία προσωπικού.

4. Πόροι και Εργαλεία

• – Ψηφιακά εργαλεία: MySchool, Google Forms, Microsoft 365, email.
• – Υλικοτεχνικά μέσα: υπολογιστές, σύνδεση στο διαδίκτυο, εκτυπωτές.
• – Ανθρώπινοι πόροι: διεύθυνση, καθηγητές, μαθητές.
• – Ερευνητικά εργαλεία: ερωτηματολόγια, συνεντεύξεις, benchmarking.
• – Οικονομικοί πόροι: σχολική επιτροπή, Erasmus+, ΕΣΠΑ, δωρεές.

5. Πιθανές Δυσκολίες

• – Αντίσταση στην αλλαγή από το προσωπικό.
• – Έλλειψη ψηφιακών δεξιοτήτων.
• – Ανεπαρκής εξοπλισμός ή συνδεσιμότητα.
• – Περιορισμένοι χρόνοι και υπερφόρτωση εργασιών.
• – Δυσκολίες στη συλλογή και ανάλυση ανατροφοδότησης.

6. Συμπεράσματα

Η επιτυχής υλοποίηση της δράσης απαιτεί συστηματική οργάνωση, εκπαίδευση, χρήση τεχνολογίας και συνεχή αξιολόγηση. Ο οδηγός αυτός λειτουργεί ως πλαίσιο υποστήριξης και αναφοράς για όλα τα στάδια εφαρμογής.